Подготовка к участию в выставке

Подготовка к участию в выставке – залог успешного мероприятия. Почему многие компании интересуются выставками и желают проводить свои мероприятия? Ответ достаточно прост.

Выставка – это ненавязчивая и при этом довольно удачная реклама, способная существенно расширить рынок сбыта продукции и сделать компанию более известной в своих кругах и за их пределами. Именно поэтому подготовка к участию в выставке очень важна, и ей следует уделять особое внимание.

Специалисты ЦВК «Экспоцентр» отлично знают, как именно должна выглядеть качественная и продуктивная экспозиция, поэтому всегда предоставляют своему клиенту выбор между несколькими лучшими проектами, чтобы итог мог превзойти все ожидания.

Этапы подготовки к участию в выставке

Подготовка к участию в выставке разделяется на несколько важных этапов, которые выполняются последовательно:

Технический план (если есть в наличии). План такого рода предоставляется самим клиентом, для того чтобы исполнитель точно представлял, что хочет получить заказчик в итоге. Без технического плана не работают большинство организационных компания, что нельзя сказать о ЦВК «Экспоцентр», который может начать разработку проекта с нуля.

Разработка общего плана (изначально организационного, который нужен сотрудникам для систематизации работы, потом плана для проведения самого мероприятия, что позволяет регулировать работу уже на самой выставке).

Макеты и черновики. Прежде чем отправляться на изготовление, все макеты и черновики показываются клиенту, и только после внесения необходимых правок начинается их изготовление.

Плакаты и стенды. Данный этап также проделывается в нескольких экземплярах, из которых заказчик выбирает наиболее подходящий.

Доставка. ЦВК «Экспоцентр» предлагает собственные услуги доставки, так как заинтересован в том, чтобы весь проект был доставлен без каких-либо повреждений. Клиент может проверить все стенды, плакаты и все составляющие после доставки.

Монтаж. Такую задачу также должны выполнять настоящие профессионалы, которые уже знакомы с подобными конструкциями и смогут установить их быстро и без ущерба для их внешнего вида.

Проведение выставки. Для того чтобы такое мероприятие прошло наилучшим образом, на нем должны быть показаны не только хорошие стенды, информативные плакаты и внушающая доверие продукция, но и присутствовать опытный персонал, способный выполнить поставленные перед ним задачи.

Все эти этапы необходимо выполнять для того, чтобы выставка вышла наиболее продуктивной и эффектной, а также имела хорошие отклики от посетителей.

Отдельное внимание следует уделить участвующему персоналу, который должен иметь четкое представление о продукции или же услугах, которые будут представляться на самой выставке и быть в состоянии рассказать о них посетителям, если те будут нуждаться в консультации.

Стендисты должны получить определенные инструкции, которые позволят им отвечать на все вопросы, рекламировать свой стенд и привлекать к нему людей. Это тоже сложная задача, для выполнения которой необходим опыт.

Сделать действительно хорошую выставку совсем непросто, а начинается ее организация за долгое время до дедлайна, так как следует выполнить очень много работы, прежде чем мероприятие может быть представлено общественности.

Особенно сложно принимать участие в выставках в больших городах, так как если такое мероприятие получит плохие отзывы, это может существенно отразиться на имидже компании, которая не только не вернет вложенный в выставочное мероприятие бюджет, но и может заметить уменьшение на рынке сбыта.

Именно поэтому прежде чем устраивать выставку, нужно продумать все до мелочей и быть полностью уверенным в стендах, плакатах и работниках, которые будут участвовать в проведении такого масштабного мероприятия.

ЦВК «Экспоцентр» может гарантировать, что за работу примутся настоящие профессионалы, способные предоставить по-настоящему эксклюзивные проекты, которые смогут впечатлить каждого гостя.

Квалифицированные специалисты – вот что нужно для того, чтобы организовать отличное выставочное мероприятие, способное принести компании большую прибыль и зарекомендовать ее на рынке сбыта.

В том случае, если клиент остается чем-то недоволен после предоставления ему проекта, сотрудники ЦВК «Экспоцентр» всегда готовы взять на себя ответственность и внести необходимые поправки, чтобы выставка стала более привлекательной для посетителей. Однако такие ситуации – большая редкость. Ведь клиент всегда может контролировать процесс работы, так как ему постоянно предоставляются эскизы, наработки и черновики.

Все конструкции, которые будут устанавливаться на выставках, всегда проходят особую проверку, где выясняется их прочность и надежность, что позволяет предоставлять по-настоящему безопасные стенды, способные надежно проработать не одно мероприятие.

Особенности подготовка к участию в выставке

Начало работы по подготовке к выставке нужно начинать за год до ее начала. Этот срок обусловлен тем фактом, что крупные отраслевые выставки проводятся ежегодно, а потому все занимают выгодные места и заключают договора на участие в выставке на будущий год еще на текущем мероприятии.

Визуальный осмотр будущего места экспозиции позволяет учесть все его преимущества и недостатки при разработке стенда.

Для начала нужно разработать выставочный проект, который включает не просто этапы выполнения работ, но и сроки, а также список лиц, ответственных за каждый этап.

Примерный план подготовки к выставке выглядит следующим образом:

1. За год до выставки. В это время нужно выбрать выставочное мероприятие, рассчитать стоимость участия в нем, отправить заявку и оформить намерения договором на участие в выставке

2. За десять месяцев. В это время можно изучить всю документацию, которая обусловливает параметры выставочных метров и требования к стенду. Организатор выставочного мероприятия уже может снабдить всех будущих участников программой выставки, а потому можно отметить перечень семинаров, конференций и прочих мероприятий, в которых будут участвовать представители компании в рамках выставки.

3. За шесть месяцев. Необходимо продумать ассортимент демонстрационного оборудования или материалов, при необходимости оборудование запускается в производство. Также в это время уже можно заказать стенд, если к данной выставке будет готовиться отдельное выставочное оборудование. Стоит начать разработку плана предвыставочной деятельности. Если на стенде в рамках выставки будут проводиться мероприятия, то необходимо отдельно уведомить о них руководство выставки.

4. За четыре месяца. Необходимо определиться со списком стендистов, а также специалистов в отделах, которые отвечают за все этапы подготовки к выставке — необходимо четко разделить сферы ответственности и закрепить их пофамильно, ввести критерии. Необходимо подготовить пресс-релизы для профильных СМИ. Запросив у организаторов пригласительные билеты на выставку, можно включить в их число билеты для потенциальных партнеров — они отправляются с персональным приглашением посетить стенд. Также необходимо подготовить бронь на гостиницу, заказать билеты для стендистов.

5. За три месяца. В этот период начинается предвыставочная деятельность, которая подразумевает рассылку пресс-релизов в СМИ.

6. За два месяца. Активная предвыставочная компания включает рассылку персональных приглашений потенциальным партнерам и постоянным заказчикам. Что касается команды стендистов, то список людей окончательно утверждается, если необходим найм сторонних специалистов, то заключается соответствующий договор найма, при необходимости подтверждается бронь в гостинице. Что касается координации работы на выставке, то утверждаются условия и расписание работ на выставке.

7. За один месяц. Необходимо начать обучающую программу для персонала. Можно продублировать персональные приглашения на выставку. Нужно связаться со службами организации выставки и заказать необходимые услуги на стенде — охрану, уборку, интернет, погрузочно/разгрузочные работы, необходимо получить бэйджи участников выставки. Также в этот период оформляется страховка

8. За две недели. Продолжается предвыставочная подготовка стендистов. Обзваниваем постоянных партнеров и заказчиков, что позволит определить график встреч на выставке.

9. За одну неделю. Сбор всех печатных материалов, отправка выставочного оборудования на транспорт, который отправляет его на выставку. Персонал и стендисты получают последний инструктаж. Что касается монтажных работ, то ответственные лица отправляются для контроля над работами. На арендованные площади завозятся все необходимые для сборки материалы, стенд должен быть готов к выставке за день до открытия.

После окончания выставки необходимо отправить всем посетителям стенда благодарственные письма и напомнить про заключенные устные договоренности, проявленный интерес и в соответствии с тематикой переговоров, которая фиксируется в анкете каждого посетителя, проводится дальнейшая работа с потенциальным заказчиком.

Все перспективные контакты отрабатываются за счет телефонных звонков в течение 2 суток после окончания выставочного мероприятия, менее важные контакты можно обрабатывать во вторую очередь.

По истечении месяца можно будет оценить эффективность проведения выставки. Помимо непосредственно контрактов положительным эффектом от выставки можно считать стратегически важную информацию о готовящихся проектах, в которых предприятие может поучаствовать если не как исполнитель проекта, то хотя бы как подрядчик.

На часть выполнения проекта можно рассчитывать в том случае, если раньше такой опыт сотрудничества уже имел место.

Ещё интересные ссылки на статьи

Подготовка к выставке: с чего начать, что не упустить
Сколько стоит участие в выставке?
Формы участия в выставке

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.