Организация и проведение выставок
Организация и проведение выставок в ЦВК «Экспоцентре» – это основная деятельность компании АО «Экспоцентр». В Центре проходят выставочные салоны, как на российском, так и на межнациональном уровне. Ежегодно к ЦВК за помощью обращается большое число заказчиков, которые хотят рекламировать и предлагать общественности свои разработки и достижения.
Для того, чтобы подготовить экспозицию, «Экспоцентр» руководствуется определенным планом, который требует последовательности исполнения всего мероприятия.
Основные стадии организации и проведения выставок
1. Выбор участка под выставку
Данный этап состоит из выбора площадки под выставку. Заказчик должен оценить, насколько выгодным является этот участок для эффективности маркетинга и перспективных продаж. Отчет о выборе должен иметь план российских и международных экспозиций и указание на причины принятия участия. На первой ступеньке осуществления показа сначала надо обратить внимание на профессиональные экспозиции.
2. Подготовительная часть мероприятия.
Если на федеральных выставках заключается сделка на участие с выставочным центром, то на мероприятие международного значения в основном можно попасть только благодаря влиятельным бизнесменам.
В целях экономии финансовых средств нужно начинать подготовку не менее чем за полгода до торжественного открытия выставки. Стоит отметить, что выставочные учреждения предъявляют огромное количество требований к будущим заказчикам: нужно предоставить для заключения сделки большое число документов, убедить руководство структуры в полной безопасности всего выставочного оборудования.
3. Финансовый капитал выставочной кампании
Организация и проведение выставок, ярмарок и других показов продукции включает обязательное вложение бюджета. В затраты в первую очередь входит капитал, который должен быть потрачен на аренду площадки под стенд, аренду или разработку экспозиционных конструкций, бюджетные затраты за перевоз экспонентов до места выставки и обратно, доставку выставочного оборудования, обслуживающих работников на стенд, проживание в отелях участников и т. д.
При монтаже или демонтаже конструкции, при подключении его к электрическим проводам могут появиться ситуации, угадать которые не всегда возможно. В основном такие вопросы можно решить за определенную сумму. Поэтому в финансовом капитале мероприятия должно быть в запасе определенное число денежных средств на подобные расходы.
4. Экспозиционное оборудование
На салонах, особенно международного значения, участвует много бизнесменов с похожими изделиями, которые имеют аналогичную стоимость. Так, для того чтобы заинтересовать потенциальную клиентскую аудиторию необходимо обзавестись специфичным и ярким экспозиционным стендом.
В экспозиции должно быть что-то необычное, что будет привлекать посетителей. Надо использовать креативный подход или обратиться в специальную фирму, которая занимается рекламой стенда. Стенд должен быть функциональным, иметь место для общения экспонентов с посетителями, участок для печатных изделий.
Также конструкция должна быстро устанавливаться и разбираться. Маленькие компании иногда используют стенды неоднократно. Стоит отметить, что постоянное оборудование, предоставляемое в аренду «Экспоцентром», является эксклюзивным и оригинальным приспособлением, которое можно разработать под заказ.
5. Подведение итогов выставочного показа
Для начала нужно подготовить детальный отчет по всему мероприятию. Анкеты и опросы посетителей передать в обработку специалистам. В итоге обработки всех результатов с лояльными покупателями и потребителями выдаются указания руководству отделов о ликвидации ошибок. Отчет по выставке демонстрируется работникам на общем собрании. И тогда экспозиция оправдает израсходованные на нее силы, финансовые ресурсы и время.
Ещё интересные ссылки на статьи
Успешно провести выставкуКак провести выставку на достойном уровне?
Как эффективно провести выставку: несколько советов?
Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.