Подготовиться к выставке

Если за подготовку к выставочному мероприятию отвечает человек, не имеющий опыта в вопросе, как подготовиться к выставке, то все допущенные промахи неизбежно проявляются во время самого мероприятия. Если основные пункты подготовки может выполнить человек без специального образования, то список мелочей, которые необходимы для выездной деятельности, могут подсказать только профессионалы.

1. Полиграфическая продукция. Часто новички не в состоянии правильно рассчитать необходимое количество буклетов, листовок, анкет, сувениров. Часто расход информационных и рекламных материалов зависит от спонтанных факторов. Именно поэтому опытный стендист всегда имеет при себе электронные версии всей необходимой полиграфической продукции и адрес ближайшей типографии, которая при необходимости примет заказ со срочным исполнением. Если есть возможность доставить буклеты и каталоги из офиса, то именно так и стоит поступить, когда информационные материалы начинают заканчиваться. Аналогичным образом стоило позаботиться о наличии необходимого количества промопродукции (папки, пакеты, подарки с изображением бренда).


2. Все, что нужно для работы с посетителями стенда. Для работы с целевой аудиторией понадобятся анкеты, опросные листы, ручки, карандаши, скрепки, файлы, скобы и антистеплер, также стоит иметь при себе ножницы и скотч.


3. Все необходимые документы. С собой необходимо иметь договоры на свет, воду и прочую инфраструктуру на стенде, также необходим договор аренды выставочного места. Все документы рекомендуется иметь как в оригинале, так и в виде копий, аналогичным образом поступают с оплаченными счетами.


4. Командировочные удостоверения, пропуск на стояку транспорта, приглашения на выставку и пропуски на выставку для сотрудников. Также необходимо иметь документы на ввоз/вывоз выставочных экземпляров продукции, именные бэйджи.


5. Ноутбук и информационные носители (диски, флешкарты), камера, фотоаппарат, диктофон, калькулятор.


6. Принтер с расходниками к нему.


7. Техника для демонстрации рекламных роликов и презентаций – экран и оборудование к нему, как вариант, может присутствовать проектор с оборудованием


8. Фонарик и батарейки к нему.


9. Электрический чайник, посуда, сладости и напитки.


10. Удлинитель.


11. Зеркало, мешки для мусора.


12. Аптечку со стандартным набором средств от желудочных расстройств, аллергии, головной боли и пр.


13. Нитка с иглой и фирменная одежда.


14. Навесной замок.

Для того чтобы ориентироваться не только на выставке, но и в незнакомом городе, нужно иметь план выставочного центра с указанием мест расположения стендов и карту города. Также по приезду на выставку необходимо узнать такие вещи первой необходимости: где расположен гардероб и медпункт, администрация, кафе, туалеты, пункт обмена валют, ресторан, камера хранения, а также место расположения городского телефона и факса. Также в любом выставочном комплексе всегда есть возможность дать радиообъявление.

Обязанности персонала на выставках

Чтобы персонал знал, как подготовиться к выставке до ее открытия, проводится подробный инструктаж. Вообще, на самой выставке все должны быть на местах за полчаса до открытия и решать все накопившиеся вопросы – собираться на стенде во время выставки не стоит, исключением являются только экстренные случаи.

До начала работы выставки необходимо проверить работоспособность оборудования – если в технике имеются неполадки, которые часто являются следствием небрежной транспортировки, то до начала мероприятия будет время на ремонтные работы.

Состояние выставочного и демонстрационного оборудования нужно проверять ежедневно, также нужно отслеживать наличие полиграфической и промопродукции на стенде. Желательно, чтобы на стенде присутствовали технолог и/или конструктор. При любой подготовке стендист будет не в состоянии ответить на узкоспециализированные вопросы, особенно это касается конструкции оборудования и технологических процессов, в которых техника может использоваться.

Если нет возможности укомплектовать команду такими специалистами, стоит обеспечить прямой канал связи – проще все это сделать через интернет, воспользовавшись программой он-лайн разговоров.

Вообще, что касается работы персонала, то менеджер должен следить не только за качеством их работы, но и за выполнением графика смены работников. Чтобы выставка прошла успешно, стендисты должны не только пройти грамотную подготовку, но и быть заинтересованными в результате своей работы. Именно потому, что от качества работы стендистов зависит 60% успешности мероприятия, необходимо заранее проработать систему мотивации работников, которые будут находиться на стенде, и донести эту систему до стендистов.

Ещё интересные ссылки на статьи

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.