Главная

Статьи

Организация деловых мероприятий

Организация деловых мероприятий

В деловом мире бизнес-коммуникации позволяют формировать новые связи, осуществлять поиск новых и укреплять отношения с уже существующими партнерами, способствуют выводу на рынок новых продуктов, повышению конкурентоспособности, формированию лояльности клиентов и контрагентов. Компании, которые постоянно участвуют в деловых мероприятиях, имеют более устойчивую репутацию.

Виды деловых мероприятий и программ

Существует большое количество форматов проведения бизнес-мероприятий, рассмотрим основные из них:

конференция – имеет целью обсуждение каких-либо важных вопросов, связанных с функционированием компании в определенной отрасли или географическом пространстве. Конференции могут быть:

локальными (для специалистов одной сферы или одного региона);

междисциплинарными (затрагивающими множество вопросов из различных областей);

межрегиональными, национальными, международными (в зависимости от принадлежности приглашенных лиц к определенной территории);

дилерское мероприятие – необходимо для анализа рынка, обмена информацией о продвижении товара, способах удовлетворения потребностей потребителей, презентации товара или услуги. Такое мероприятие проводится с целью помочь партнерам выйти на конкурентоспособные позиции рынка;

семинар – имеет целью обучение сотрудников или партнеров компании и может проводиться в открытом и закрытом форматах. В первом случае в семинаре участвуют все желающие. Как правило, открытое мероприятие проводится с целью разрекламировать компанию, рассказать об опыте вывода продуктов на рынок, об успешных проектах, поделиться грандиозными и амбициозными планами. При закрытом формате семинар проводится только для приглашенных лиц, среди которых могут быть не только сотрудники организации, но и представители партнерских сетей;
тренинг – краткосрочное мероприятие, имеющее целью сплочение коллектива, обучение каким-либо навыкам или моделям поведения. Проводится квалифицированным тренером, приглашенным на мероприятие, от компетенций которого зависит успех дальнейшей деятельности компании;

выставки – это презентацию продукта компании для последующей продажи или заключения иных сделок. Обычно выставки сопровождаются фуршетами или вечерними банкетами по окончании мероприятия. Во многом выставки схожи с презентациями, с разницей лишь в том, что при презентации демонстрируется один продукт или одна компания, а в выставке участвуют конкурирующие между собой фирмы;

деловой прием – светское мероприятие, проводимое с целью поддержания имиджа, заключения сделок, проведения неформальных переговоров;

форумы и круглые столы – одни из самых масштабных деловых мероприятий, которые концентрируют в одном месте представителей большого количества фирм, работающих в одной отрасли. И также на круглых столах присутствуют представители органов власти, администраций регионов, эксперты.

Организация и проведение деловых мероприятий и встреч

Деловые мероприятия требуют тщательного подхода к их организации – должен быть разработан подробный структурированный план действий, который включает в себя не только четкий тайминг события, но и ответственных лиц за конкретные этапы проведения мероприятия. Оперативное решение возникающих вопросов или проблем – залог эффективности и качества мероприятия.

Что нужно учитывать, приступая к разработке плана:

необходимо придерживаться основной концепции мероприятия (цели, тематики, желаемых результатов);

подбор площадки во многом зависит от масштаба мероприятия, а арендуемое оборудование – от его направленности. Как правило, ни одно бизнес-событие не обходится без интерактивных экранов, проекторов, микрофонов и аудиотехники, позволяющей распространять звук по территории зала;

необходимо составить список приглашенных гостей, среди которых планируется выделить спикеров. Качество мероприятия всегда зависит от того, насколько известные люди будут на нем присутствовать (спикеры, эксперты, представители популярных компаний);

стиль мероприятия должен соответствовать его тематике – он должен быть индивидуальным;

необходимо заранее продумать вопросы, связанные с привлечением средств массовой информации – это могут быть как официальные СМИ, так и блоггеры, которые впоследствии будут информировать общественность о прошедшем событии;

в случае присутствия на мероприятии иногородних участников, необходимо заранее позаботиться об их размещении в гостиницах или отелях, организации питания, доставке до места проведения мероприятия.

Правильное оформление и подготовка деловых мероприятий

Качество и эффективность мероприятия зависят от многих факторов, среди которых оперативное решение возникающих проблем или вопросов, а также тщательно разработанный сценарий, следование которому можно доверить профессионалам.

Подготовка включает в себя следующие этапы:

определение цели мероприятия – для чего и почему оно проводится, какова его актуальность для потенциальных участников, какие могут быть выгоды для приглашенных;

разработка бюджета и его обоснование (необходимо бюджет делать с небольшим запасом на случай форс-мажорных ситуаций или дополнительных расходов);

составление подробного плана или сценария;

определение ответственных лиц по каждой из задач – выбор помещения, его оформление, организация технической оснащенности, отбор спикеров, организация кофе-брейков и многое другое, что является специфичным для различных компаний;

продвижение мероприятия – организация информирования участников, рассылка приглашений, звонки, личные встречи, реклама;

обеспечение доступа участников к мероприятию – организация трансфера, регистрация и размещение.

Крупнейшие деловые мероприятия России в 2017 году

Самыми значимыми в 2017 году можно считать следующие мероприятия (в хронологическом порядке):

Гайдаровский форум – ежегодное обсуждение тенденций экономики, приоритетов развития страны и ее регионов;

Российский экономический и финансовый форум – вопросы модернизации экономики, обеспечения ее роста, стабильности, освоения новых рынков;

Инвестиционный форум в Сочи;

Российский пенсионный конгресс;

Конгресс «Российская неделя ГЧП»;

Московский экономический форум.

Деловые мероприятия в Москве

Деловых мероприятий проводится очень много, и практически все они сосредоточены в столице, среди наиболее известных и ежегодных форумов и конференций можно выделить:

Форум «Экология»;

Конференция «Барьеры и точки роста для транспортной отрасли России»;

Конференция «Управление активами»;

Форму финансовой стабильности;

Форум «Инвестиции в России».

И многие другие, которые посвящены основным проблемам развития, роста экономической независимости страны и регионов, повышению благосостояния граждан.

Планирование участия в корпоративных деловых мероприятиях

Крупные компании планируют свое участие в деловых мероприятиях заблаговременно. У многих из них существует так называемый статичный и динамичный планнинг. В статичном содержатся мероприятия, дата которых уже определена, где планируется участие с определенными целями. В динамичном – те события, дата которых остается открытой. Необходимо также иметь в виду, что многие мероприятия могут добавляться с течением времени, а некоторые за ненадобностью вычеркиваться из списка.

Для того чтобы быть в курсе происходящего и чтобы иметь определенную репутацию на рынке и в глазах органов администрации, маркетологами компаний составляется перечень наиболее значимых событий, в которых компания в обязательном порядке должна участвовать, чтобы заявить или напомнить о себе, сформировать лояльность партнеров, завести новые полезные связи.

Крупные организаторы и компании деловых мероприятий

Среди самых известных организаторов бизнес-форумов и встреч находятся:

«ADT» – выставочная компания;
«INNFORUM» – организатор различного рода деловых мероприятий;
«B2B Forum» – профессионалы в мире деловых коммуникаций;
«Rex Group» и многие другие.

Экспоцентр – центр деловых мероприятий, выставок, конгрессов

Пожалуй, наиболее известным организатором и центром деловых событий является АО «Экспоцентр», который функционирует на рынке несколько десятков лет. Это ведущая компания в России, которая занимается организацией выставок, конгрессов и других деловых мероприятий абсолютно любого уровня. Многие проекты в ЦВК «Экспоцентр», имеют поддержку органов власти, отраслевых объединений и ассоциаций, а также торгово-промышленной палаты. Доверить проведение мероприятия АО «Экспоцентр» – это значит быть уверенным в его эффективности.

Ещё интересные ссылки на статьи

Event мероприятия: цели и задачи
Регистрация участников мероприятий: полезные советы
Анкета участника мероприятия: для чего нужна, как заполнять, советы

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.