Проведение деловых встреч

Для успешного ведения бизнеса большое значение имеют общественные события – деловые мероприятия. Так именуют конференции, презентации, семинары, встречи, форумы, что по своей представительности, географическому охвату и затратам времени превосходят обычные совещания.

Деловые мероприятия являются средством для достижения ряда целей:

продвижение на рынок нового продукта (услуг или товаров);
поиск и привлечение партнеров;
создание и укрепление позитивного имиджа фирмы;
привлечение внимания к торговой марке, обеспечение ее узнаваемости.

Удачно организованная деловая встреча может обеспечить более половины успеха бизнес-проекта.

Предварительная подготовка деловых встреч

Это первый этап организации встречи. Этот этап может включать:

разработку общей концепции встречи;
постановку целей;
определение круга заинтересованных, общего масштаба встречи, расчет необходимых трат;
составление общего плана работы, распределение обязанностей;
основную подготовку – отбор состава участников, приглашенных, поиск помещения, рассылка приглашений;
работы по обеспечению (питание, проживание, техническое оснащение, развлекательная программа);
рекламную кампанию, обеспечение освещения мероприятия в СМИ;
встречу и размещение прибывающих.

Только творческий подход и добросовестная работа на каждом из этапов предварительной подготовки могут обеспечить будущей встрече успех.

Организация деловых совещаний и встреч

Для успеха бизнес-мероприятия, кроме организационной эффективности, необходимо удачное соответствие формата проведения встречи и ее задач. Не менее важно, чтобы в плане работы соблюдался баланс между собственно деловой и релаксационной, развлекательной частями.

Как эффективно провести, организовать встречу с деловыми людьми

Для того, чтобы встреча прошла успешно, необходимо соблюдение ряда обязательных условий:

Тема должна быть интересной всем участникам.
Необходимо взаимное доверие партнеров в переговорах.
Присутствующим необходимы полномочия на принятие решений, а также профессиональная подготовка, позволяющая делать это квалифицированно.
В беседе должны быть оговорены и учтены объективные и субъективные интересы и пожелания всех сторон, проявлена готовность к компромиссам.

При выполнении этих условий переговоры могут пройти успешно. Их можно счесть завершенными, если все принятые решения тщательно проанализированы и созданы условия для проведения последующих переговоров по результатам проведенных.

Проведение деловых встреч, приемов, переговоров

Обычно в практике деловых мероприятий используется несколько основных методов:

уравновешивания;
компромиссный (участники должны идти на взаимные уступки; при наличии противоречий нужно достигать согласия поэтапно);
интеграции (подразумевает убеждение партнеров в необходимости подходить к решению проблемы встречи с учетом имеющихся взаимосвязей и условий дальнейшего развития кооперации);
вариационный (применяется при сложных переговорах).

При этом каждый метод подразумевает использование ряда приемов и принципов, конкретизирующих действия на каждом этапе:

встреча участников и установление контакта между ними;
привлечение внимания (собственно начало переговоров);
обмен информацией;
аргументация предложений;
решение поставленной задачи.

Если деловая встреча достигла заявленной цели, завершающий этап требует обязательного суммирования результатов, краткого повтора основных положений, затронутых в ходе переговоров. Следует обязательно акцентировать внимание на удачных, результативных сторонах прошедшего мероприятия.

Организация деловых встреч за рубежом

Деловые мероприятия за границей – важная составляющая развития отношений с иностранными партнерами компании.

Среди мероприятия за границей можно выделить несколько основных направлений:

зарубежные презентации деятельности своей фирмы;
мероприятия с приглашением иностранных гостей или представителей прессы;
посещение международных специализированных форумов, съездов, конференций;
встречи с представителями деловых кругов других государств;
посещение производственных мощностей (с целью обмена опытом, заключения договора о поставках, изучения оборудования и технологий).

Выезд за границу является сменой рабочей обстановки, а это полезно для концентрации внимания участников на задачах переговоров.

Проведение деловых встреч на выставках

Для успеха переговоров большое значение имеет место их проведения. Площадка должна быть легко доступной для участников, иметь необходимые условия сервиса и соответствовать концепции мероприятия.

Такой площадкой может стать выставка. Выставки проводятся с целью демонстрации продукта с последующей его продажей, а также формирования и поддержания позитивного имиджа фирмы в деловых кругах.

Выставочные комплексы удобны для проведения деловых встреч, поскольку обычно предусматривают разграничение зон различного назначения. Можно воспользоваться небольшими помещениями для проведения семинара или выступления, открытыми павильонами для ознакомления с продукцией партнеров.

Многие выставки оборудованы площадками для свободного общения в неформальной обстановке. Кроме того в условиях павильона нетрудно решить вопрос питания участников встречи.

Выставка пройдет тем успешнее, чем больше участников будет на ней заявлено (это подогреет интерес к мероприятию). Имеет значение и место расположения павильона, и насыщенность программы.

Удобное расположение, высокий уровень сервиса, придуманная концепция всем этим ЦВК Экспоцентр выгодно отличается от любых других мероприятий. Все выставки, проходящие в ЦВК Экспоцентр, специально создавались для деловых встреч, переговоров или совещаний.

Ещё интересные ссылки на статьи

Деловые встречи и правила ведения их
Официальные деловые встречи: виды, цели, задачи, особенности
Как назначить и пригласить на деловую встречу: приглашения, предложения

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.