Выставка как PR мероприятие

Если воспринимать выставку как PR-мероприятие, необходимо составить соответствующий план довыставочной и выставочной PR-кампании. План необходимо составить и проработать сразу после принятия решения об участии в выставке. Первые мероприятия начинаются за полгода до начала выставки, а потому план действий требуется составить как можно раньше.

Довыставочная PR-кампания выставки

В перечне мероприятий, входящих в состав довыставочной работы с клиентами, входит все, что может обеспечить максимальную информированность целевой группы потребителей о выставочном мероприятии. Эта работа начинается задолго до начала выставки. В идеале первое оповещение всех заинтересованных лиц осуществляется сразу после бронирования выставочной площади – это происходит за 6-12 месяцев до самого мероприятия. Это первая партия информационных сообщений, которая отправляется адресатам по принципу трех писем.

Второе, что необходимо сделать еще до начала выставочных мероприятий – это предоставление информации для каталога выставки. Каждой из компаний-экспонентов предоставляется место в каталоге, который получат все участники и гости выставки. Такая печатная продукция позволяет узнать о производственных мощностях и ассортименте продукции экспонентов, места расположения стендов каждого из участников и план всех этажей выставочного комплекса.

Следующий поток информации о компании и ее продукции направляется в отраслевые СМИ. Всевозможные пресс-релизы могут рассылаться как знакомым журналистам, так и просто в отраслевые издания. Как показывает практика, при написании отчетов о выставке журналисты нередко используют части таких напечатанных текстов. Если статья или пресс-релиз представляют интерес для широкой общественности, то печатные и электронные СМИ будут публиковать материал в исходном виде, обеспечивая неявную рекламу компании. Для написания таких статей на актуальные темы необходимо наличие собственного конструкторского бюро или любых других групп, которые будут заниматься проблемой НИРС.

Каким должен быть пресс-релиз участника выставки?

Чтобы написать грамотный и развернутый пресс-релиз, необходимо предварительно запросить уточняющую информацию у организаторов выставки.

В перечень стандартных вопросов входит следующее:

• Требуемый объем пресс релиза. Перечень вопросов, информация о которых должна быть представлена в тексте.
• Запланирована ли работа пресс-центра в рамках выставочного мероприятия? Если да, то какие вопросы он будет решать, и как будет работать?
• Какие запланированные мероприятия для прессы будут происходить в рамках выставки? В подавляющем большинстве случаев до открытия выставки проводится встреча экспонентов с представителями СМИ, что позволяет журналистам написать интересные для аудитории анонсы. Если пресс-конференция состоится, стоит подготовить информационный материал для прессы. На таких встречах можно получить большое количество полезных знакомств. Журналистов стоит включить в перечень лиц, которые получают персональные приглашения посетить стенд компании на выставке.
• Стоит ознакомиться с перечнем знаменитостей, которые будут участвовать в открытии выставки. Если публичные персоны достаточно знамениты, это обусловит хорошее освещение темы в медиа. Часто видеорепортажи об открытиях публикуют не только на отраслевых, но и на общих каналах. Стоит сделать все возможное, чтобы стенд компании был включен в план репортажа.
• Пресс-релиз должен быть в обязательном порядке расположен на сайте компании, чтобы анонсировать участие в отраслевой выставке. В ходе выставки, как PR-мероприятия, пресс релиз дополняется отчетом о самой выставке с фото самого стенда и посетителей на нем.
• Еще одной площадкой для размещения пресс-релиза компании и выставке, в которой она участвует, является корпоративная пресса. Как показывает практика, работники предприятия сами являются добровольными носителями бренда и рекомендуют собственную продукцию друзьям и знакомым.

PR-кампания на выставке и после нее

Что касается PR-кампании на самой выставке, то она сводится к участию сотрудников в конференциях и прочих мероприятиях, которые организуются в рамках выставки. Как вариант, можно организовать конференцию прямо на стенде, разослав персональные приглашения целевым посетителям, которые оставили контакты. Различные PR-акции, будь то представления, раздача флайеров или объявления по громкой связи, позволят стимулировать целевую аудиторию к посещению стенда.

После выставки стоит написать благодарственные письма всем посетителям стенда и продолжить преддоговорную работу, начатую во время выставки. Предварительные договоренности, достигнутые в переговорной зоне стенда, необходимо подтвердить, выслав в адрес потенциального делового партнера подготовленный проект с расчетами, договор и прочие документы, которые позволят заказчику принять решение о покупке.

Ещё интересные ссылки на статьи

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.