Регистрация участников мероприятий

Секреты удачного посещения выставки от регистрации участников мероприятий до маршрута обхода стендов.

От планирования грамотного поведения посетителя на выставке напрямую зависит эффективность его поездки. План проведения выставочного мероприятия основывается как на списке обязательных посещений, так и на длительности командировки. Высшее руководство в большинстве случаев приезжает на такие мероприятия на 1 день, в основном, чтобы провести переговоры с представителями конкретной организации, тогда как менеджеры и инженерный состав в большинстве случаев остаются на все время работы выставки.

Первое, что должен сделать посетитель выставки, это прохождение регистрации участников мероприятий. Дело в том, что желающих пройти регистрацию на крупной выставке всегда много, а потому стоит заполнить регистрационную анкету еще до прибытия в выставочный комплекс. В большинстве случаев ее можно найти на портале выставки и запросить у администрации. Отдав регистрационную анкету, посетитель получает бэйдж и дополнительные информационные материалы, но при желании это можно получить и по почте вместе с пригласительным билетом – их вышлют на указанный адрес. Такая предусмотрительность позволит существенно сэкономить время, ведь в очереди на регистрацию можно провести немало минут.

Как правильно посещать стенды

Несмотря на то, что многие выставки длятся до 5 дней, все равно невозможно обойти все стенды. Именно поэтому необходимо составить четкий план посещения стендов, чтобы за время нахождения на выставке успеть выполнить намеченные цели и задачи. Если перед выставкой от постоянных клиентов пришло приглашение о посещении выставки, стоит включить их в перечень стендов, обязательных к посещению. Далее в этом список попадают компании, которые являются потенциальными исполнителями намеченных проектов.

Если представители компаний прибывают на выставку с целью анализа производственных возможностей производителей и поиска возможных исполнителей заказов, то в перечень обязательных стендов необходимо внести выставочные площади ведущих производителей отрасли. Имея на руках план выставки, который высылается каждому участнику мероприятия, можно составить оптимальный маршрут, поскольку в плане указано расположение стенда каждой компании-участника. В идеале можно связаться с каждой компанией, указанной в списке, и согласовать время посещения стенда, как вариант, можно уточнить причину своего визита – это позволит компании подготовить нужный пакет документов, листовок и пр.
Если на выставку прибыла команда специалистов, то посещение стендов можно разделить между сотрудниками, согласовав маршруты – так визит на выставку пройдет намного эффективнее, а компания получит больше информации для анализа рынка и больше деловых контактов.

Где располагается инфраструктура

Далее стоит ознакомиться с планом мероприятий (лекций, конференций и пр.), которые пройдут в рамках выставки. Так что стоит уточнить, где и когда состоится регистрация участников мероприятий, церемония открытия мероприятия. Также нужно ознакомиться с инфраструктурой комплекса и заранее узнать, где располагаются важные пункты (аптека, медпункт, пункт обмена валюты, кафе/ресторан, туалеты и пр.) Если возникли вопросы, и посетитель не может найти нужную фирму, всегда можно обратиться в администрацию. Кстати, там же можно узнать, где находится городской телефон, факс, принтер и прочая нужная техника.

Помимо встреч с потенциальными клиентами гости выставки могут использовать свое пребывание на этом мероприятии для продвижения собственного бренда. Встречу с постоянными клиентами можно назначить как на их стенде, так и в бизнес-зоне, ресторане, как вариант, деловую встречу можно даже назначить и после окончания официального рабочего дня выставки.

Взять на выставку

На выставку необходимо взять достаточно большое количество визитных карточек, которыми нужно будет обменяться на каждом стенде. Также стоит захватить с собой вместительную флеш-карту, это позволит получить часть информации не в виде листовок, а в цифровом виде. Такой вариант намного предпочтительнее, поскольку листовки, каталоги и буклеты весят немало, а после посещения нескольких стендов посетитель может быть обвешан пакетами с промоматериалами и типографской продукцией. Как вариант, полезно иметь с собой диктофон – так устная договоренность не потеряет свою актуальность, а все нюансы беседы можно при необходимости вспомнить с помощью записи. Собеседника нужно обязательно предупредить о том, что ведется запись.

Если выставка длится несколько дней, то вечер стоит посвятить обработке полученной информации – от обилия данных и впечатлений на выставке сложно держать в голове недавние события, так что по возможности стоит частями анализировать информацию после каждого дня мероприятия. В итоге информация сохранится структурированной, а сводный отчет будет несложно сделать.

Ещё интересные ссылки на статьи

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.