Формы участия в выставке

Расходы на выставочную деятельность во многом зависят не только от перечня выставок, в которых компания принимает участие, но и от формы участия в выставке. Поскольку затраты на выставочное мероприятие должны быть адекватны поставленным целям, то вовсе не обязательно каждый раз арендовать выставочный бокс, устанавливать стенд и везти габаритное демонстрационное оборудование и команду стендистов. В современных выставочных мероприятиях устроители допускают несколько вариантов форм участия, что позволяет экспонентам варьировать свои затраты.

Существуют следующие формы участия в выставке:

1. Стандартный выставочный стенд

Стенд может быть индивидуальным или совместным, к примеру, с торговым партнером. Устроители выставок предлагают всем желающим арендовать выставочные боксы различной квадратуры – доступные размеры выставочной площадки всегда кратны 3 и могут быть от 6 до 36 кв. м.:  на стенде устанавливается стандартный выставочный модуль. Как вариант, возможно устройство стенда по индивидуальному проекту, но и стоимость аренды в этом случае будет отличаться от стандартного общего прейскуранта.

Минимальная арендуемая площадь в большинстве случаев составляет именно 6 кв. м., но в некоторых случаях минимальная площадь снижается до 3-4,5 кв.м., то есть для участников выставки организуют совместные стенды.

2. Выставочное место

Такой вариант подразумевает место за столом с двумя стульями. Такая компания регистрируется как участник выставочного мероприятия, а значит, получает страничку в каталоге, в котором размещается краткая информация о производственных мощностях и производимом ассортименте продукции. Каталог рассылается всем участникам и гостям, заказавшим билеты, также содержимое каталога появляется на официальном сайте выставки. Такой вариант экспозиции не позволяет демонстрировать продукцию и оборудование, которое производит предприятие формата В2В, но не мешает раздавать промопродукцию, общаться с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.

3. Постерная экспозиция

Наиболее экономичный вариант участия в выставке – это демонстрация постеров или рекламных плакатов. Размеры такого плаката составляют 1х2 кв.м. Такой участник также получает все права и возможности участника выставки, то есть публикуется в каталоге. Этот вариант экспозиции позволяет выполнить такие задачи как поддержание узнаваемости бренда, что достаточно для компании с большим количеством постоянных клиентов.

Дополнительные услуги

Стоимость затрат на организацию участия компании в выставке зависит не только от выбранной формы участия в выставке, формы экспозиции, но и от ряда прочих факторов. К примеру, существенным моментом являются не только габариты стенда, но и его конфигурация, в частности, количество открытых сторон. Чем их больше, тем большее количество посетителей увидит стенд и сможет им заинтересоваться. Если брать за базовую цену стоимость стенда с тремя закрытыми сторонами, можно учесть, что за угловую площадку с аналогичной квадратурой, но открытую с 2 сторон, придется дополнительно заплатить 10%. Если площадка просматривается с 3 сторон, то она будет стоить на 15% дороже, а полностью открытая площадка-остров обойдется арендатору на 20% дороже.

Также на стоимость выставочного бокса оказывает влияние время оплаты. Часто организаторы стимулируют участников заключать договоры на аренду выставочных площадей за несколько месяцев до проведения. Те компании, которые позаботятся о досрочном переводе оплаты за площадку, могут перевести авансовый платеж в размере 50%, тогда как всем остальным придется оплачивать аванс в размере 70% от общей суммы договора.

Если экспонент отказывается от участия в выставке, то рассчитывать на полный возврат уплаченных за аренду средств не приходится. В частности, если экспонент отказывается от выставочной площади полностью или сокращает размеры выставочного бокса, то авансовый платеж ему не возвращается.

Как показывает практика, суммарные затраты на участие в выставке при различных формах экспозиции существенно различаются. Если компания ставит перед собой глобальные задачи, к примеру, поиск новых рынков сбыта и увеличение продаж, то достичь их можно только при наличии стандартного выставочного стенда, в противном случае проведение полноценных переговоров с целевыми посетителями не представляется возможным. Отсутствие переговорной зоны на стенде не позволяет сохранить коммерческую тайну, так что на подписание договоров при аренде выставочного места или участия в выставке в форме постерной экспозиции не представляется возможным.

Ещё интересные ссылки на статьи

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.