Деловая переписка по почте
Написание писем родственникам и друзьям значительно отличается от писем в деловом мире. Грамотно оформленное письмо позволяет собеседнику сформировать правильное представление о репутации и имидже компании, которая его отправляет, а также во многом сказывается на желании дальнейшего сотрудничества.
Использование электронной почты
Развитие интернет-технологий во многом упростило работу с клиентами и контрагентами компаний – партнерами по бизнесу, поставщиками, оптовыми заказчиками.
Электронный ящик сейчас существует у каждой компании и позволяет практически мгновенно отправлять коммерческие предложения, отчетность партнерам и вышестоящим органам, заявки и договоры.
К преимуществам электронной почты относятся следующие:
- быстрая доставка сообщений, что позволяет во многом ускорить процесс совершения сделок и операций;
- низкая стоимость. По сравнению с обычной почтой или курьерской доставкой электронная почта стоит гораздо меньше. При рассылке можно использовать сервисы, которые могут быть абсолютно бесплатными и позволят осуществлять рассылку тысяч писем ежедневно;
- сокращение уровней управления в компании – любой сотрудник компании может напрямую обратиться к руководителю с предложением каких-либо идей. Электронная почта, таким образом, стимулирует инновации и позволяет организациям развиваться быстрее. Но в данном случае необходимо следить за тем, чтобы электронная почта не превратилась в своеобразную «книгу жалоб», когда сотрудники по любому поводу будут писать письма руководителю компании, отвлекая его действительно важных вопросов;
- возможность передачи большого объема данных. Все почтовые сервисы имеют облачные службы, которые поддерживают хранение и использование больших массивов данных, которые легко и беспрепятственно передаются с одного электронного адреса на другой;
- безопасная передача данных и возможность резервного копирования информации. Факсы или обычная почта более уязвимы;
- возможность более быстрого отклика на потребности клиентов – электронная почта позволяет оперативно реагировать на жалобы или предложения потребителей.
Тем не менее, такой тип связи имеет и свои недостатки. В первую очередь это может быть связано с некомпетентностью специалистов, осуществляющих рассылку писем и, как следствие, нарушение координации между компанией и ее клиентами. Знание основ этики делового общения – основное требование для тех лиц, которые отвечают в организации за почтовые рассылки.
Правила и этикет официальной переписки по электронной почте
Общение с друзьями и знакомыми по электронной почте сильно отличается от деловых писем, где недопустимы сленг, обращение на «ты», использование сокращений (только если это не общепринятые и повсеместно используемые сокращения). От того, насколько грамотно и профессионально составлено письмо, зависит репутация компании, лояльность клиентов к ней и общий ее имидж на рынке, на котором она функционирует.
Рассмотрим основные правила, которые позволят создавать качественные и соответствующие деловой этике письма:
- всегда нужно указывать тему письма, которая бы соответствовала его основному содержанию. Например, если это приглашение на банкет для партнеров, то в теме письма должно значиться «Приглашение для руководителя» (или указывается его имя и отчество). Важно понимать, что организации получают большое количество писем, и если в теме письма указать, для кого оно предназначается, секретарю организации будет проще его передать;
- отвечая на письмо, обязательно нужно сохранять историю предыдущей переписки – так получатель сможет при необходимости перечитать те сообщения, которые были отправлены ранее. Поскольку писем в деловой среде приходит и отправляется достаточно много, сложно держать в голове всю информацию от партнеров, потому такой ответ на письмо позволит освежить в памяти то, о чем шла речь;
- обращение на «Вы» - главное правило деловой переписки, как и то, что любое письмо должно начинаться с приветствия, а заканчиваться фразой «С уважением, ФИО, должность»;
- ответ должен быть как можно более оперативным, поскольку это непосредственно сказывается на репутации компании. В деловом мире принято отвечать на письма в течение нескольких часов и не затягивать с ответом более одного дня.
Как вести деловую переписку по электронной почте с клиентами
Деловая переписка – это целое искусство, которому учатся годами, и только с опытом общения с партнерами вырабатывается определенный стиль написания сообщений.
Отдельно следует отметить содержание писем: оно не должно выходить за рамки тематики сообщения, должно быть лаконичным. Не стоит долго подводить к основному вопросу, лучше сразу обозначить проблему, из-за которой возникает необходимость написания письма.
Клиенты должны быть в курсе того, что происходит в компании, но не стоит злоупотреблять их временем и делать частые рассылки – так можно легко попасть в категорию спама и вызвать недоверие со стороны клиентов. Регулярные рассылки могут осуществляться по таким поводам, как: напоминание о компании, ее акциях и специальных предложениях, запуске новых товаров, изменении координат организации (места нахождения, телефона, почты).
Этика переписки по электронной почте с партнерами
Этика делового общения не рекомендует:
- злоупотреблять восклицательными или вопросительными знаками;
- чрезмерно использовать разные цвета и шрифты, а также заглавные буквы;
- вставлять в письма смайлики или иные веселые картинки.
Письмо должно быть грамотным, как с орфографической, так и с пунктуационной точки зрения.
Примеры деловой переписки по электронной почте
Ниже приведены примеры грамотно составленных писем, отправляемых по электронной почте:
- Здравствуйте, Иван Иванович. В ответ на Ваш запрос, направляем Вам во вложении наше коммерческое предложение. По всем вопросам Вы можете связаться с менеджером по продукту: 500-50-50 (Петр);
- Добрый день, Петр Петрович. Компания «Иванов и партнеры» рада сообщить Вам, что теперь мы находимся в самом центре города – в новом современном офисе, расположенном по адресу: улица Сидорова, дом 5, офис 100. С уважением, Иванов И.И., руководитель компании.
Собрать контакты и адреса деловых людей на выставках Экспоцентра
Одним из эффективных методов сбора контактов и адресов будущих деловых партнеров является посещение выставок в ЦВК «Экспоцентр». Перед проведением этой работы необходимо запастить большим количеством собственных визитных карточек, чтобы при знакомстве с бизнесменами ими обмениваться.
Важно не просто вручать и получать взамен визитки, но и разработать собственный опросный лист, по которому лучше будет составить общее представление о предприятии или компании, которую представляет участник выставки. Анкета должна содержать контактные данные, информацию о профиле компании, ключевые моменты по поставкам и закупкам, и отражать роль представителя компании в организации.
Список участников и схему размещения экспозиции можно посмотреть на сайте выставке. Контакты лучше собирать не только у участников, но и посетителей выставки, т.к. практически все посетители так или иначе, связаны с тематикой мероприятия.
Ещё интересные ссылки на статьи
Деловые совещания: виды, проведение, организация, подготовлкаДеловой этикет на зарубежных выставках
Деловые организации: особенности и специфика
Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.