- Главная /
- Участникам /
- Порядок участия
Порядок участия
Для выставок проводимых на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР».
Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить в АО «ЭКСПОЦЕНТР» заявку. Прием заявок начинается за один год и завершается, как правило, за четыре месяца до начала выставки.
После согласования всех условий участия между АО «ЭКСПОЦЕНТР» и экспонентом заключается договор (контракт) на участие в выставке, как правило, не позднее, чем за 90 дней до начала монтажа. Неотъемлемой частью договора являются Общие условия участия со всеми приложениями, а также изменениями и дополнениями.
На выставках допускается организация коллективных экспозиций. В случае организации выставки в Центральном выставочном комплексе «ЭКСПОЦЕНТР» третьими лицами (устроителями) заключается договор на проведение выставки между АО «ЭКСПОЦЕНТР» и устроителями выставки. Положения договора должны соответствовать требованиям Общих условий участия.
Для оперативного решения вопросов подготовки и проведения выставки между АО «ЭКСПОЦЕНТР» и экспонентом допускаются заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников указанных документов.
Экспонент оплачивает регистрационный сбор в размере, установленном АО «ЭКСПОЦЕНТР» для конкретной выставки. Сбор взимается на общие рекламные и информационные расходы. При отказе от участия в выставке регистрационный сбор возврату не подлежит.
Стоимость аренды
Стоимость аренды площади разработана с учетом статуса каждой выставки, конфигурации и расположения стендов в павильонах. Стоимость аренды выставочных площадей можно узнать после заполнения онлайн-заявки на участие.
Пакет участника
В пакет участника собственной выставки входят:
- пропуска для монтажников и проезда автотранспорта на период монтажа / демонтажа (только для проведения погрузочно-разгрузочных работ);
- удостоверения участника выставки;
Примечание
Предоставляются из расчета: при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади; при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м.
«Удостоверение участника выставки» даёт право многократного прохода на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
- бесплатные приглашения для гостей экспонентов;
Примечание
Выдаются в Дирекции выставки (строго при 100% оплате аренды).
- публикация информации об экспоненте в Официальном каталоге выставки;
- использование онлайн-системы назначения деловых встреч (MatсhMaking);
- возможность рассылки электронных билетов на выставку для клиентов и партнеров;
- участие в семинаре «Эффективное участие в выставках»
Примечание
Для экспонентов собственных выставок посещение семинара входит в стоимость участия в выставке!
Для организаций, не являющихся экспонентами собственных выставок «ЭКСПОЦЕНТРА», участие в семинаре платное.
В зависимости от количества участников предоставляются особые условия.
Оплата
Компании, полностью не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не допускаются на монтаж экспозиции.
Закрывающие документы
Закрывающие документы выдаются в последний день работы выставки в Дирекции. В течение первых двух недель документы хранятся у менеджеров Дирекции, после чего передаются в Экономический отдел. По каждой выставке работает определенный экономист (см. «Руководство участника выставки» на сайте выставки).
Для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки. При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта, два оригинала договора и инженерную схему в двух экземплярах (если по каким-либо причинам они не были предоставлены ранее).
В случае если доверенность D.01 не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы.
К открытию выставки АО «ЭКСПОЦЕНТР» издает официальный каталог (в виде печатного издания и/или на электронном носителе) и/или размещает (на официальном сайте выставки), в который вносится следующая информация:
- название фирмы на русском языке и в латинской транскрипции, страна, почтовый и электронный адреса, сайт;
- номера телефонов и факсов;
- павильон, зал и номер стенда;
- а также краткие сведения о деятельности фирмы объемом до 4 строк (в строке 50 знаков, включая пробелы).
Условия размещения рекламно-информационных материалов в официальном каталоге и путеводителе выставки
- В соответствии с «Общими условиями участия в выставках в ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» каждый зарегистрировавшийся участник выставки обязан:
- предоставить для публикации в официальном каталоге следующую информацию: название организации (на русском и английском языках), адрес, телефон, факс, e-mail, адрес в интернете, сведения о деятельности фирмы объемом 200 знаков, включая пробелы и знаки препинания;
- выбрать рубрики (количество бесплатных рубрик зависит от выставки) в рубрикаторе каталога для размещения краткой информации: название фирмы на русском языке и латинской транскрипции, страна, павильон, зал и номер стенда. - Вся печатная информация (кроме логотипа и рекламы) из алфавитного списка и рубрикатора официального каталога дублируется в интернет-каталоге на сайте выставки в течение года.
- По желанию экспонента в официальном каталоге и путеводителе выставки может быть размещена дополнительная рекламная информация согласно действующим тарифам, указанным в заявках.
- В случае непредоставления участником выставки текста о деятельности компании на английском языке издатель самостоятельно делает перевод. В этом случае претензии по переводу не принимаются.
- Заявку следует заполнить и прислать обязательно в текстовом редакторе Microsoft Word. В случае заказа платных услуг – также в отсканированном виде с печатью и подписью ответственного лица.
- Издатель оставляет за собой право вносить редакторскую правку в текст согласно нормам русского и английского языков.
- В случае, если заявка отправлена после указанного в заявке срока, издатель не гарантирует размещение информации в печатной версии каталога.
- Экспонент несет полную ответственность за содержание и достоверность любой информации и сведений, предоставляемых издателю для размещения, независимо от способа их предоставления издателю;
- Любое переиздание или воспроизведение, даже частичное, допускается лишь с особого разрешения издателя.
- размещение логотипа в алфавитном списке каталога;
- размещение логотипа в интернет-каталоге.
- 2-4 стр. обложки
- Разделительная страница (в каталоге возможно размещение до 8 разделительных страниц на плотной бумаге)
- Размещение рекламы компании на нижнем колонтитуле страницы
- Разворот (2 полосы)
- Одна полоса, цв.
- ½ рекламной полосы в алфавитном списке
- Рекламный блок в алфавитном списке
- 2-4 стр. обложки
- Рекламная полоса в путеводителе
- ½ рекламной полосы в путеводителе
- Колонтитул в путеводителе
При оформлении участия компания-экспонент может выбрать следующие типы арендуемой площади: оборудованная и необорудованная.
Этот тип площади предусмотрен для компаний, которые хотят сэкономить время и деньги на строительство своего стенда.
- Cтандартно оборудованный стенд включает в себя следующее элементы:
- стены стенда;
- ковровое покрытие;
- фризовая надпись (с названием компании);
- минимальный набор мебели (столы, стулья), в зависимости от размера стенда.
- Возможная конфигурация стендов:
- минимальный стенд – 9 кв. м;
- стандартная застройка – 12 кв. м;
- стандартная высота одноэтажной застройки – 2,5 м;
- высота эксклюзивной застройки – от 2,5 до 6,5 м, люф: 0,9 м.
По вопросам строительства и оборудования стенда необходимо обращаться к Генеральному застройщику ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» – ООО «ЭКСПОКОНСТА»
Дежурный администратор: +7 (499) 795-25-36
Адрес: 123100, Россия, Москва, 1-й Красногвардейский проезд, 1, стр. 7
E-mail: sales@expoconsta.ru
www.expoconsta.ru
При заказе стенда размером до 12 кв. м (включительно) предоставляется только оборудованная площадь.
При заказе данного типа площади экспонент сам или с привлечением для этого сторонних организаций осуществляет застройку стенда. При этом необходимо обратиться к Генеральному застройщику ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» – ООО «ЭКСПОКОНСТА» для согласования всей технической документации по стенду и получить разрешение на проведение монтажных работ.
Cроки подачи документов на согласование в соответствии с «Правилами организации работ застройщиков выставочных стендов и экспозиций на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»:
- для одноэтажных стендов – за 15 рабочих дней до начала монтажа;
- для двухэтажных стендов – за 45 рабочих дней до начала монтажа;
- иностранные компании согласовывают любой стенд за 45 календарных дней до начала монтажа.
Контроль соответствия технической документации, предоставляемой строительной компанией или участником выставки, проводящим застройку стенда самостоятельно, а также качества строительно-монтажных работ осуществляет Отдел технического контроля ООО «ЭКСПОКОНСТА».
Оформление документов производится с 9.00 до 11.30 и с 13.00 до 16.00.
Высотные работы выполняются только ООО «ЭКСПОКОНСТА».
Погрузочные и монтажно-демонтажные работы, проводимые с применением грузоподъемных механизмов, производятся только специалистами и средствами Генерального экспедитора ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» – ООО «Эксповестранс» и заказываются отдельно.
В случае строительства стенда, высота которого превышает 2,5 м, или двухэтажного стенда необходимо:
- письменно сообщить об этом в дирекцию выставки;
- согласовать технический чертеж с ООО «ЭКСПОКОНСТА»;
- получить визу организации, оказывающей услуги в области пожарной безопасности.
Данные стенды в обязательном порядке оборудуются датчиками пожарной безопасности, их количество и места установки определяет пожарный надзор. Устраивать под лестницами двухэтажных стендов офисы и экспозиции из сгораемых материалов запрещено (см. требования п. 12.4.2).
В случае, если вы хотите гарантированно привлечь внимание потенциальных клиентов и партнеров, рекомендуем рассмотреть вариант строительства стенда с уникальным дизайном от генерального застройщика ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» – ООО «ЭКСПОКОНСТА».
За годы работы компания «ЭКСПОКОНСТА» изготовила множество выставочных стендов, в числе которых оригинальные эксклюзивные стенды, рекламные конструкции и мобильные выставочные стенды для выставок в «ЭКСПОЦЕНТРЕ».
Мы обеспечиваем полный цикл работ:
- разработку дизайна выставочных стендов, который гармонирует с общим дизайном выставки и фирменным стилем компании-заказчика;
- изготовление выставочных стендов (в том числе эксклюзивных выставочных стендов и рекламных конструкций);
- оформление выставочных стендов;
- окончательную застройку выставочных стендов;
- осуществление контроля качества выполняемых работ на всех стадиях реализации проекта.
Строительство выставочных стендов – это сложный процесс, требующий знаний и опыта. Компания «ЭКСПОКОНСТА» более 40 лет занимается изготовлением выставочных стендов и оформлением выставок. У нас есть необходимые технологии и методики для строительства стендов, огромный опыт организации выставок и, конечно же, уникальные знания сотрудников, полученные в ходе подготовок к выставкам и ярмаркам самого разного характера и уровня. Именно поэтому мы гарантируем качество и эффективность наших рекламных услуг – таких как оформление выставочных залов и павильонов современными стендами и рекламными конструкциями.
Мы создаем настоящие произведения искусства, предназначенные для донесения до покупателей сути и преимуществ ваших услуг и предложений. Мы уделяем особое внимание оформлению и застройке стендов – ведь они будут лицом вашей компании на выставке. Выставочные стенды по цене, уникальной для продукции такого класса, – вот наше выгодное предложение!
Ответственность за соблюдение правил пожарной безопасности, а также требований техники безопасности несет экспонент.
Фирма-строитель или экспонент должны представить в организацию, оказывающую услуги в области пожарной безопасности на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР», сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы и завизировать их.
Для согласования необходимо представить следующие документы:
- письмо с перечнем материалов, применяемых при монтаже стендов;
- план стенда;
- сертификаты пожарной безопасности Российской Федерации на материалы, используемые при монтаже стендов;
- акты огнезащитной обработки горючих материалов (в случае применения материалов с пожарно-техническими характеристиками соответствующими требованиям нормативных документов в области пожарной безопасности);
- копию лицензии организации, осуществлявшей огнезащитную обработку;
- копии сертификата пожарной безопасности, сертификата соответствия, гигиенического сертификата на огнезащитный состав.
Организация располагается на нижнем уровне галереи между павильонами №2 и 8 (пройти всю галерею насквозь до конца, через стеклянные двери выйти на улицу, вход справа, под мостом).
- без предварительного согласования по нормам допуска и применения ввозить на территорию выставочного комплекса радиоактивные, взрыво- и пожароопасные материалы и экспонаты;
- производить складирование пожароопасных материалов;
- хранить на стендах горючие и легковоспламеняющиеся жидкости и баллоны с газами;
- демонстрировать в действии экспонаты с применением открытого огня.
«Удостоверение участника выставки» дает право многократного прохода на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
«Удостоверения участника выставки» предоставляются из расчета:
- при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади;
- при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м;
Дополнительные «Удостоверения участника выставки» можно приобрести за безналичный (по предварительному заказу, см. Бланк заказа услуг (D.08) или наличный расчет в Сервис-бюро.
«Пропуск на период монтажа/демонтажа выставки» (D.04A) оформляется для техников, наладчиков, грузчиков и других сотрудников экспонента, которые будут заняты при работах только на монтаже и демонтаже экспозиции.
Компании, осуществляющие строительно-монтажные работы выставочных стендов получают пропуска на период монтажа/демонтажа выставки для своих специалистов самостоятельно, по форме D.04.
«Удостоверения участника выставки» и «Пропуска на период монтажа/демонтажа» выдаются в Сервис-бюро при предъявлении должным образом оформленных документов:
- доверенность (D.01);
- письмо на получение «Удостоверений участника выставки» (D.02);
- письмо на получение пропусков на монтаж/демонтаж D04A (для оформителей стенда) или D.04 (для застройщиков).
Пропуска годовые для сторонних аккредитованных застройщиков выдают в Бюро пропусков Управления безопасности.
Тел.: +7 (499) 795-28-50
Пропуска выдаются только в напечатанном виде с указанием имени, фамилии и названия компании. Для ускорения получения пропусков и удостоверений участников необходимо заранее выслать список сотрудников по электронной почте pass@expocentr.ru.
Для получения пропуска на автомобиль для въезда на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» на ввоз/вывоз экспонатов выставки:
- 1. Оформите доверенность (D.01) или (D.01А);
- 2. Оформите письмо-разрешение на ввоз/вывоз (D.03)*.
- 3. Обратитесь к администратору павильона, в котором находится ваш стенд (весь период).
Форма D.03 оформляется с расчетом количества въездов для каждой машины, т.е. на каждый въезд (машину) – свой комплект документов.
или
- 1. Самостоятельно оформить пропуска в личном кабинете
- 2. Распечатайте оформленные пропуска для въезда на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»
В прилагаемом документе собрана следующая информация:
- пошаговое описание процедуры ввоза/вывоза оборудования и экспонатов на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»;
- порядок оформления разового пропуска на въезд автотранспорта;
- правила пребывания транспортных средств на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»;
- регламент погрузо-разгрузочных работ;
- порядок въезда автотранспорта (нюансы работы в ночное время);
- перечень КПП.
Порядок оформления пропусков для доступа в зоны г. Москвы с ограниченным движением
Уважаемые участники мероприятий!
Обращаем Ваше внимание, что ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» расположен в зоне с ограниченным движением грузового транспорта внутри Третьего транспортного кольца. В связи с этим для въезда в его пределы в дневное время необходимо оформить на грузовой автотранспорт грузоподъемностью более 1000 кг пропуск типа «ТТК».
Предоставление государственной услуги по выдаче пропусков осуществляется Государственным учреждением г. Москвы – Центром организации дорожного движения Правительства Москвы Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы (ГКУ ЦОДД).
С 1 октября 2013 года подача заявки на получение пропусков осуществляется только в электронном виде с использованием Портала государственных и муниципальных услуг (функций) г. Москвы (https://www.mos.ru).
Пропуска на бумажном носителе действуют наряду с электронными пропусками до окончания срока их действия, с внесением сведений о них в Реестр действующих пропусков, предоставляющих право на въезд и передвижение грузового автотранспорта в зонах ограничения его движения в г. Москве, сведений об оформленных разовых пропусках.
Государственная услуга в электронной форме с использованием портала предоставляется только зарегистрированным на портале пользователям после получения индивидуального кода доступа к подсистеме «личный кабинет».
В качестве заявителей могут выступать индивидуальные предприниматели и юридические лица, имеющие грузовые автотранспортные средства на праве собственности либо ином вещном праве и осуществляющие грузоперевозки в целях обеспечения непрерывного технологического цикла предприятий и жизнедеятельности города, потребностей населения.
В качестве заявителей также могут выступать физические лица, имеющие грузовое автотранспортное средство на праве собственности либо ином вещном праве и использующие его для проезда к месту жительства.
Подача заявки на предоставление данной государственной услуги сопровождается обязательным прикреплением к ней всех необходимых скан-копий документов, предусмотренных постановлением Правительства Москвы №379-ПП от 22.08.2011 г. и скан-копий водительских удостоверений РФ водителей транспортных средств, которыми предполагается осуществление движения на грузовом автотранспорте, с обязательным приобщением письменного согласия водителей на обработку персональных данных (см. Приложение №1).
Юридические лица и индивидуальные предприниматели при подаче заявки в электронной форме с использованием портала прилагают к запросу электронные образы (скан-копии) документов, подписанные в установленном порядке квалифицированной электронной подписью.
Физические лица при отправке заявки подписывают электронные образы (скан-копии) документов простой электронной подписью.
Информация о предоставлении государственной услуги размещается на официальном сайте департамента, а также на портале.
При предоставлении государственной услуги заявитель информируется о ходе выполнения запроса в подсистеме «личный кабинет» портала.
Общий срок предоставления государственной услуги – не более 3 рабочих часов при выдаче разового пропуска и не может превышать 14 рабочих дней для постоянного пропуска. Срок предоставления государственной услуги начинает исчисляться с рабочего дня, следующего за днем регистрации заявки.
Ответственность за нарушения пропускного режима
В соответствии с КоАП РФ при въезде в зону с ограниченным движением без пропуска к водителю принимаются меры административного воздействия за несоблюдение требований запрещающего дорожного знака, которым ограничивается въезд в указанную зону (д.з. 3.1 «Въезд запрещен», д.з. 3.4 «Движение грузовых автомобилей запрещено»).
Все навесные рекламные носители в павильоне (подвесные баннеры, флаги, перетяжки, вращающиеся кубы и т. п.) устанавливаются только в границах арендованной экспонентом выставочной площади (на 1 метр вглубь от границы стенда).
Высотные работы выполняет только фирма ООО «ЭКСПОКОНСТА», тел.: +7 (499) 795-25-36.
В пределах арендованной выставочной площади экспонентам:
- разрешена реклама соответствующих тематике выставки товаров и услуг, производимых или реализуемых самим экспонентом, включая распространение печатной продукции и/или любой иной информации об этих товарах и услугах;
- запрещена без письменного разрешения дирекции выставки реклама соответствующих тематике выставки товаров и услуг, производимых или реализуемых третьими лицами, включая распространение печатной продукции и/или любой иной информации об этих товарах и услугах.